Yhtiökokoukset

Yhtiökokous on osakeyhtiön ylin toimielin, jossa ovat edustettuina yhtiön osakkeenomistajat eli osakkaat. Yhtiökokous kokoontuu kerran vuodessa.

Tutustu aiempien vuosien yhtiökokouksen pöytäkirjoihin

PÖYTÄKIRJA 16.4.2025
Nro 1/2025

SOTEVIRTUAALIKIRJASTO OY:N VARSINAINEN YHTIÖKOKOUS

Aika 16.4.2025 klo 13.01–13.33

Paikka Teams-kokous

Läsnä
Aki Rasimus, Etelä-Savon hyvinvointialue
Tuula Snicker, Kainuun hyvinvointialue
Jarmo Koski, Kanta-Hämeen hyvinvointialue
Minna Lönnback, Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue
Simo Reipas, Keski-Suomen hyvinvointialue
Ismo Korhonen, Kymenlaakson hyvinvointialue
Mikko Häikiö, Lapin hyvinvointialue
Peter Nieminen, Pohjanmaan hyvinvointialue
Timo Louna, Päijät-Hämeen hyvinvointialue
Anna Alarautalahti-Heurlin, Satakunnan hyvinvointialue

Ei läsnä
Juuso Tamminen, Etelä-Karjalan hyvinvointialue
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen edustaja
Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen edustaja

Läsnä lisäksi
Suvi Einola, hallituksen puheenjohtaja
Katja Virta, hallituksen jäsen
Päivi Ukkonen, SOTEVirtuaalikirjasto, sihteeri

1. Kokouksen avaus

Hallituksen puheenjohtaja Suvi Einola avasi kokouksen klo 13.01.

2. Kokouksen järjestäytyminen

Esitys: Valitaan kokoukselle puheenjohtaja, sihteeri ja kaksi pöytäkirjan tarkastajaa, jotka toimivat myös tarvittaessa ääntenlaskijoina. Todetaan läsnäolijat. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisiuus.

Päätös: Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Simo Reipas, sihteeriksi Päivi Ukkonen, pöytäkirjantarkastajiksi/ääntenlaskijoiksi Ismo Korhonen ja Peter Nieminen.

Todettiin läsnäolijat. Paikalla oli 10/13 osakasomistajan edustajaa. Lisäksi paikalla olivat hallituksen puheenjohtaja Suvi Einola, hallituksen jäsen Katja Virta sekä toimitusjohtaja Päivi Ukkonen.

Kokous todettiin yhtiöjärjestyksen mukaan koollekutsutuksi ja puheenjohtaja totesi kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Kokouskutsu lähetettiin 2.4.2025 hyvinvointialueiden kirjaamoihin sekä yhtiökokouksen edustajille hyvinvointialueiden ilmoitettua kokousedustajat.

3. Esityslistan hyväksyminen

Esitys: Hyväksytään kokouksen esityslista.

Päätös: Esityslista hyväksyttiin.

4. Tilinpäätöksen vahvistaminen

Esitys: Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta. (Liitteet 1–2).

Päätös: Yhtiökokous vahvisti SOTEVirtuaalikirjasto Oy:n tilinpäätöksen.

Yleisiä huomioita tilinpäätöksestä. Yhtiön taloudellinen yleistila on erinomainen. Yhtiö on pysynyt hyvin budjetissa. Taseen loppusumma on 289 849 € ja tilikauden voitto on 14 068 €. Yhtiön omavaraisuusaste on erinomaisella tasolla 73,3 %, myös maksukyky on erinomainen. Yhtiöllä on vähän fyysistä omaisuutta. Omaisuus koostuu lähinnä saamisista ja rahavaroista. Ulkoiset myyntituotot olivat 60 000 €.

Yhtiössä voidaan noudattaa 100 000 euron ulosmyyntirajaa hankintalain yleisen 5 %:n säännön sijasta. Hankintalain 15 §:n 4 momentin mukaan prosentuaalista rajoitusta ei sovelleta, mikäli ulosmyyntiosuus vuositasolla jää alle 100 000 euron.

5. Taseen osoittaman voiton käyttäminen

Esitys: Hallitus esittää, että yhtiön vapaan oman pääoman osoittama 210 251,96 euroa suuruinen jakokelpoinen vapaa omapääoma käytetään seuraavasti:
Tilikauden voitto 14 068,45 euroa.
Päätös: Hallituksen esitys hyväksyttiin ja tilikauden voitto 14 068,45 euroa kirjataan edellisten tilikausien voitto/tappio -tilille eikä osinkoa jaeta.

6. Vastuuvapaus hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle

Esitys: Päätetään vastuuvapauden myöntämisestä hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle.
Päätös: Yhtiökokous myönsi yksimielisesti vastuuvapauden hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle.

7. Hallituksen valinta

Esitys: Päätetään hallituksen kokoonpanosta. Kukin YTA-alue on valinnut yhden edustajan hallituksen jäseneksi. Hyvinvointialueet ovat valinneet yhden edustajan kultakin YTA-alueelta hallituksen jäseneksi. Yhteensä viisi jäsentä.
Päätös: Yhtiökokous hyväksyi viisi hallituksen jäsentä.

Etelä-Suomen yhteistyöalueelta toimialajohtaja Tuomo Nieminen (Päijät-Hämeen hyvinvointialue)
Itä-Suomen yhteistyöalueelta johtajaylilääkäri Jaana Luukkonen (Etelä-Savon hyvinvointialue)
Länsi-Suomen yhteistyöalueelta strategia- ja kehitysjohtaja Suvi Einola (Pohjanmaan hyvinvointialue)
Pohjois-Suomen yhteistyöalueelta tutkimusjohtaja Jaana Leinonen (Lapin hyvinvointialue)
Sisä-Suomen yhteistyöalueelta terveyspalvelujohtaja Tiina Perä (Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue).

Sisä-Suomen edustaja ilmoitettiin kokouksen jälkeen 22.4.2025.

Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan.

8. Hallituksen jäsenten palkkiot

Esitys: Hallituksen jäsenten kokouspalkkiot vahvistetaan yhtiökokouksessa hallituksen esityksen perusteella. Hallitus ehdottaa, että palkkio pysyy ennallaan ja on 150 €/kokous.

Päätös: Yhtiökokous hyväksyi hallituksen esityksen. Kokouspalkkio on 150 €/kokous/jäsen.

9. Tilintarkastajan valinta

Esitys: Ehdotetaan tilintarkastajaksi KPMG Oy Ab.

Päätös: Yhtiökokous päätti, että KPMG Oy Ab jatkaa tilintarkastajatahona.

10. Muut asiat

Toimitusjohtaja Päivi Ukkonen esitteli katsauksen yhtiön vuoden 2024 toiminnasta ja vuoden 2025 tavoitteista sekä lausunnon hankintalain muuttamista koskevasta esityksestä.
Lausunto hankintalain muuttamista koskevasta esityksestä (Liite 3).
Toiminta 2024 ja 2025 (Liite 4).

11. Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 13.33

Simo Reipas, puheenjohtaja
Päivi Ukkonen, sihteeri

Pöytäkirjan tarkastajat
Ismo Korhonen
Peter Nieminen

PÖYTÄKIRJA 3.5.2024
Nro 1/2024

SOTEVIRTUAALIKIRJASTO OY:N VARSINAINEN YHTIÖKOKOUS

Aika 3.5.2024 klo 13.03–13.39

Paikka Teams-kokous

Läsnä
Kirsti Kähärä, Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue – poistui kohdan 6 ajaksi, koska on hallituksen jäsen
Pirjo Syväoja, Etelä-Savon hyvinvointialue
Arja Tomminen, Kanta-Hämeen hyvinvointialue
Marko Rahkonen, Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue
Simo Reipas, Keski-Suomen hyvinvointialue
Ismo Korhonen, Kymenlaakson hyvinvointialue
Mikko Häikiö, Lapin hyvinvointialue
Maria Liukkonen, Pohjanmaan hyvinvointialue
Ilkka Pirskanen, Pohjois-Karjalan hyvinvointialue
Timo Louna, Päijät-Hämeen hyvinvointialue
Jukka Tapiola, Satakunnan hyvinvointialue

Ei läsnä
Vesa Reponen, Etelä-Karjalan hyvinvointialue
Timo Halonen, Kainuu hyvinvointialue

Läsnä lisäksi
Suvi Einola, hallituksen puheenjohtaja – poistui kohdan 6 ajaksi, koska on hallituksen jäsen
Miia Ulanen, SOTEVirtuaalikirjasto, sihteeri

1. Kokouksen avaus

Hallituksen puheenjohtaja Suvi Einola avasi kokouksen klo 13.03

2. Kokouksen järjestäytyminen

Päätös: Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Maria Liukkonen, sihteeriksi Miia Ulanen, pöytäkirjantarkastajiksi/ääntenlaskijoiksi Kirsti Kähärä ja Pirjo Syväoja.

Todettiin läsnäolijat. Paikalla oli 11/13 osakasomistajan edustajaa. Lisäksi paikalla olivat hallituksen puheenjohtaja Suvi Einola sekä informaatikko Miia Ulanen.

Kokous todettiin yhtiöjärjestyksen mukaan koollekutsutuksi ja puheenjohtaja totesi kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

3. Esityslistan hyväksyminen

Esitys: Hyväksytään kokouksen esityslista.

Päätös: Esityslista hyväksyttiin.

4. Tilinpäätöksen vahvistaminen

Esitys: Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta. (Liitteet 1–4).

Päätös: Yhtiökokous vahvisti SOTEVirtuaalikirjasto Oy:n tilinpäätöksen.

5. Taseen osoittaman voiton käyttäminen

Esitys: Hallitus esittää, että yhtiön vapaan oman pääoman osoittama 196 183,51 suuruinen jakokelpoinen vapaa omapääoma käytetään seuraavasti:
Tilikauden voitto 2 014,23 euroa kirjataan tilille edellisten tilikausien voitto/tappio ja osinkoa ei jaeta.

Päätös: Hallituksen esitys hyväksyttiin ja tilikauden voitto 2 014,23 euroa kirjataan edellisten tilikausien voitto/tappio -tilille eikä osinkoa jaeta.

6. Vastuuvapaus hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle

Esitys: Päätetään vastuuvapauden myöntämisestä hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle.

Päätös: Yhtiökokous myönsi yksimielisesti vastuuvapauden hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle.

7. Hallituksen valinta

Esitys: Päätetään hallituksen kokoonpanosta.
Nimitystoimikunta on valmistellut suosituksen ehdotuksesta hallituksen jäsenistä yhtiökokoukselle ja toimittanut ehdotuksen hallituksen jäsenistä yhtiön hallitukselle yhtiöjärjestyksen mukaisesti.
Hallitus on valmistellut kokouksessaan 27.3.2024 yhtiökokoukselle nimitystoimikunnan ehdotuksen perusteella hallituksen jäseniksi:
Etelä-Suomen yhteistyöalueelta Tuomo Nieminen
Itä-Suomen yhteistyöalueelta Heikki Miettinen
Pohjois-Suomen yhteistyöalueelta Katja Virta
Länsi-Suomen yhteistyöalueelta Suvi Einola
Sisä-Suomen yhteistyöalueelta Kirsti Kähärä

Päätös: Yhtiökokous hyväksyi hallituksen esityksen hallituksen jäsenistä. Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan.

8. Hallituksen jäsenten palkkiot

Esitys: Hallituksen jäsenten kokouspalkkiot vahvistetaan yhtiökokouksessa hallituksen esityksen perusteella. Hallitus ehdottaa, että palkkio pysyy ennallaan ja on 150 €/kokous.

Päätös: Yhtiökokous hyväksyi hallituksen esityksen. Kokouspalkkio on 150 €/kokous/jäsen. Kokouspalkkio on sama myös puheenjohtajalle.

9. Tilintarkastajan valinta

Esitys: Ehdotetaan tilintarkastajaksi KPMG Oy Ab.

Päätös: Yhtiökokous päätti, että KPMG Oy Ab jatkaa tilintarkastajatahona ja päävastuullisena tilintarkastajana Mikko Luoma. Samalla pidetään huolta, että tilintarkastuspalkkio pysyy kohtuullisella tasolla. Tilintarkastajatahosta käytetään jatkossa muotoa tilintarkastusyhteisö KPMG Oy Ab.

10. Yhtiöjärjestyksen muuttaminen

Esitys: Osakaskokouksessa 15.2.2024 käsiteltiin ehdotusta uudeksi yhtiöjärjestykseksi. Osakaskokouksessa todettiin, että yhtiöjärjestyksen muutos on vietävissä yhtiökokouksen päätettäväksi.
Liite 5: Nykyinen yhtiöjärjestys
Liite 6: Ehdotus uudeksi yhtiöjärjestykseksi

Päätös: Yhtiökokous päätti, että ehdotus uudeksi yhtiöjärjestykseksi hyväksytään.

11. Uuden Osakassopimus -luonnoksen käsittely

Osakaskokouksessa 15.2.2024 valtuutettiin Päijät-Hämeen hyvinvointialueen edustaja Timo Louna, hallituksen puheenjohtaja Suvi Einola ja toimitusjohtaja Päivi Ukkonen jatkamaan uuden osakassopimus-luonnoksen valmistelua. Yhtiökokouksessa arvioidaan valmisteltua luonnosta uudeksi osakassopimukseksi.
Liite 7: Nykyinen osakassopimus
Liite 8: Ehdotus uudeksi osakassopimukseksi

Esitys: Osakkeenomistajien edustajat keskustelevat ehdotuksesta uudeksi osakassopimukseksi (liite 8) ja päättävät, että uusi osakassopimusluonnos on vietävissä osapuolten päätöksentekoon yhtiökokouksessa käsitellyllä sisällöllä.

Päätös: Yhtiökokous päätti, että uusi osakassopimus on vietävissä osapuolten päätöksentekoon. Toimitusjohtaja toimittaa uudet sopimukset hyvinvointialueiden kirjaamoihin.

12. Muut asiat

Hallituksen puheenjohtaja Suvi Einola esitteli toimitusjohtajan valmistelemaa katsausta yhtiön vuoden 2023 toiminnasta ja vuoden 2024 tavoitteista. Esitysdiat pöytäkirjan liitteenä.

13. Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 13.39.

Maria Liukkonen, puheenjohtaja
Miia Ulanen, sihteeri

Pöytäkirjan tarkastajat
Kirsti Kähärä
Pirjo Syväoja

PÖYTÄKIRJA 28.4.2023

Nro 1/2023

SOTEVIRTUAALIKIRJASTO OYN VARSINAINEN YHTIÖKOKOUS

Aika 28.4.2023 KLO 13–13.39

Paikka Teams-kokous

Läsnä

Juuso Tamminen, Etelä-Karjalan hyvinvointialue

Kirsti Kähärä, Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue

Jaana Luukkonen, Etelä-Savon hyvinvointialue

Timo Halonen, Kainuu hyvinvointialue

Arja Tomminen, Kanta-Hämeen hyvinvointialue

Katja Virta, Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue

Anu Pihl, Keski-Suomen hyvinvointialue

Kalle Eklund, Kymenlaakson hyvinvointialue

Mikko Häikiö, Lapin hyvinvointialue

Suvi Einola, Pohjanmaan hyvinvointialue

Sakari Kela, Pohjois-Karjalan hyvinvointialue

Timo Louna, Päijät-Hämeen hyvinvointialue

Anna Alarautalahti-Heurlin, Satakunnan hyvinvointialue

Läsnä lisäksi:

Annikki Niiranen, hallituksen puheenjohtaja

Juha Paloneva, hallituksen jäsen

Päivi Ukkonen, SOTEVirtuaalikirjaston toimitusjohtaja, sihteeri

1. Kokouksen avaus

Hallituksen puheenjohtaja Annikki Niiranen avasi kokous klo 13.00.

2. Kokouksen järjestäytyminen

Päätös: Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Timo Louna, sihteeriksi Päivi Ukkonen, pöytäkirjantarkastajiksi/ääntenlaskijoiksi Juuso Tamminen ja Kirsti Kähärä.

Todettiin läsnäolijat. Paikalla oli 13/13 osakasomistajan edustajaa. Lisäksi paikalla olivat hallituksen puheenjohtaja Annikki Niiranen ja jäsen Juha Paloneva sekä toimitusjohtaja Päivi Ukkonen.

Kokous todettiin yhtiöjärjestyksen mukaan koollekutsutuksi ja puheenjohtaja totesi kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Todettiin kokousedustajien osakemäärät ja äänivalta. Etelä-Savon hyvinvointialueella on 200 osaketta ja kaksi ääntä, muilla osakkailla on 100 osaketta ja yksi ääni. Etelä-Savon osakemäärä on kaksinkertaistunut Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymän fuusioituessa Etelä-Savon hyvinvointialueeseen.

3. Esityslistan hyväksyminen

Esitys: Hyväksytään kokouksen esityslista.

Päätös: Esityslista hyväksyttiin.

4. Tilinpäätöksen vahvistaminen (Liitteet 1–5)

Esitys: Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta.

Päätös: Yhtiökokous vahvisti SOTEVirtuaalikirjasto Oyn tilinpäätöksen.

5. Taseen osoittaman voiton käyttäminen

Esitys: Hallitus ehdottaa, että tilikauden voitto 9 151,88 euroa kirjataan edellisten tilikausien voitto/tappio -tilille eikä osinkoa jaeta.

Päätös: Hallituksen esitys hyväksyttiin ja tilikauden voitto 9 151,88 euroa kirjataan edellisten tilikausien voitto/tappio -tilille eikä osinkoa jaeta.

6. Vastuuvapaus hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle

Esitys: Päätetään vastuuvapauden myöntämisestä hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle.

Päätös: Yhtiökokous myönsi yksimielisesti vastuuvapauden hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle.

7. Hallituksen valinta

Esitys: Päätetään hallituksen kokoonpanosta.

Hallitus on saanut nimitystoimikunnan esityksen hallituksen jäsenistä yhtiöjärjestyksen ilmoittamassa määräajassa. Hallitus on valmistellut kokouksessaan 25.3.2022 esityksen pohjalta ehdotuksen yhtiökokoukselle.

Hallitus esittää hallituksen jäseniksi:

Etelä-Suomen yhteistyöalueelta Tuomo Nieminen

Itä-Suomen yhteistyöalueelta Heikki Miettinen

Pohjois-Suomen yhteistyöalueelta Katja Virta

Länsi-Suomen yhteistyöalueelta Suvi Einola

Sisä-Suomen yhteistyöalueelta Kirsti Kähärä

Päätös: Yhtiökokous hyväksyi hallituksen esityksen hallituksen jäsenistä. Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan.

8. Hallituksen jäsenten palkkiot

Esitys: Hallituksen jäsenten kokouspalkkiot vahvistetaan yhtiökokouksessa hallituksen esityksen perusteella. Hallitus ehdottaa, että palkkio pysyy ennallaan ja on 150 €/kokous.

Päätös: Yhtiökokous hyväksyi hallituksen esityksen. Kokouspalkkio on 150 €/kokous/jäsen. Kokouspalkkio on sama myös puheenjohtajalle.

9. Tilintarkastajan valinta

Esitys: Ehdotetaan tilintarkastajaksi KPMG Oy Ab.

10. Muut asiat

Toimitusjohtaja esitteli yhtiön vuoden 2022 toimintaa ja tavoitteita vuodelle 2023. Esitysdiat lisätään pöytäkirjan liitteeksi.

11. Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 13.39.

Timo Louna, puheenjohtaja
Päivi Ukkonen, sihteeri

Pöytäkirjan tarkastajat

Juuso Tamminen
Kirsti Kähärä

PÖYTÄKIRJA 5.5.2022

Nro 1/2022

SOTEVIRTUAALIKIRJASTO OYN VARSINAINEN YHTIÖKOKOUS

Aika 5.5.2022 KLO 8.45–9.12

Paikka Teams-kokous

Läsnä

Vesa Reponen, Etelä-Karjan sosiaali- ja terveyspiiri Eksote

Saku Leinonen, Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä

Jarmo J Koski, Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelut Essote

Anu Huttunen, Kainuu sote, saapui klo 8.58

Teemu Paavola, Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä

Pauliina Mäenpää, Keski-Suomen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä

Ari Nevalainen, Kymenlaakson sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä Kymsote

Mikko Häikiö, Lapin sairaanhoitopiirin kuntayhtymä

Katja Patronen, Päijät-Hämeen hyvinvointiyhtymä

Anna Alarautalahti-Heurlin, Satakunnan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Satasairaala

Ilkka Naukkarinen, Siun sote Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä

Annikki Niiranen, hallituksen puheenjohtaja

Petteri Lankinen, hallituksen jäsen

Päivi Ukkonen, SOTEVirtuaalikirjaston toimitusjohtaja, sihteeri

Ei paikalla

Minna Marjakangas, Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Sosteri

Vilma Kiilunen, Keski-Pohjanmaan sosiaali- ja terveyspalvelukuntayhtymä Soite

Juha Post, Vaasan sairaanhoitopiiri

Pirjo Dabnell – hallituksen jäsen

Juha Paloneva – hallituksen jäsen

Maria Virkki – hallituksen jäsen

1. Kokouksen avaus

Hallituksen puheenjohtaja Annikki Niiranen avasi kokous klo 8.45

2. Kokouksen järjestäytyminen

Päätös: Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Ari Nevalainen, sihteeriksi Päivi Ukkonen, pöytäkirjantarkastajiksi/ääntenlaskijoiksi Jarmo Koski ja Vesa Reponen.

Todettiin läsnäolijat. Paikalla oli 11/14 osakasomistajan edustajaa. Lisäksi paikalla oli hallituksen puheenjohtaja Annikki Niiranen ja jäsen Petteri Lankinen sekä toimitusjohtaja Päivi Ukkonen.

Kokous todettiin yhtiöjärjestyksen mukaan koollekutsutuksi ja puheenjohtaja totesi kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

3. Esityslistan hyväksyminen

Esitys: Hyväksytään kokouksen esityslista.

Päätös: Esityslista hyväksyttiin.

4. Tilinpäätöksen vahvistaminen (Liitteet 1–5)

Esitys: Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta.

Päätös: Yhtiökokous vahvisti SOTEVirtuaalikirjasto Oyn tilinpäätöksen.

5. Taseen osoittaman voiton käyttäminen

Esitys: Hallitus ehdottaa, että tilikauden tappio -995,46 euroa kirjataan edellisten tilikausien voitto/tappio -tilille eikä osinkoa jaeta.

Päätös: Hallituksen esitys hyväksyttiin.

6. Vastuuvapaus hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle

Esitys: Päätetään vastuuvapauden myöntämisestä hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle.

Päätös: Yhtiökokous myönsi vastuuvapauden hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle.

7. Hallituksen valinta

Esitys: Päätetään hallituksen kokoonpanosta.

Hallitus esittää hallituksen jäseniksi:

HYKS-erva – Toimitusjohtaja Annikki Niiranen, Kymsote

KYS-erva – Johtajaylilääkäri Juha Paloneva, Keski-Suomen sairaanhoitopiirin ky

OYS-erva – Kuntayhtymän johtaja Maire Ahopelto, Kainuun sote

TAYS-erva – Professori Vappu Rantalaiho, Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin ky

TYKS-erva – Johtajaylilääkäri Petteri Lankinen, Satasairaala

Päätös: Yhtiökokous hyväksyi hallituksen esityksen hallituksen jäsenistä. Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan.

8. Hallituksen jäsenten palkkiot

Esitys: Hallituksen jäsenten kokouspalkkiot vahvistetaan yhtiökokouksessa hallituksen esityksen perusteella. Hallitus ehdottaa, että palkkio pysyy ennallaan ja on 150 €/ kokous.

Päätös: Yhtiökokous hyväksyi hallituksen esityksen. Kokouspalkkio on 150 €/kokous/jäsen. Kokouspalkkio on sama myös puheenjohtajalle.

9. Tilintarkastajan valinta

Esitys: Ehdotetaan tilintarkastajaksi KPMG Oy Ab.

Päätös: Yhtiökokous päätti, että KPMG Oy Ab jatkaa tilintarkastajana.

10. Muut asiat

Hallitus selvittää uusien hyvinvointialueiden vaikutusta yhtiön osakasomistuksen laajentumiseen ja antaa asiasta selonteon osakkeenomistajille.

11. Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 9.12

Kotka Lahti 6.5.2022

Ari Nevalainen, puheenjohtaja
Päivi Ukkonen, sihteeri

Pöytäkirjan tarkastajat

Mikkeli
Jarmo J. Koski

Lappeenranta
Vesa Reponen

PÖYTÄKIRJA 15.4.2021

Nro 1/2021

SOTEVIRTUAALIKIRJASTO OYN VARSINAINEN YHTIÖKOKOUS

Aika 15.4.2021 KLO 14–15
Paikka Teams-kokous

Läsnä

Vesa Reponen, Etelä-Karjan sosiaali- ja terveyspiiri Eksote

Matti Kotila, Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä

Jarmo Koski, Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelut Essote, ei paikalla

Edustaja avoin, Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Sosteri, ei paikalla

Anu Huttunen, Kainuu sote

Miia Luukko, Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä

Vilma Kiilunen, Keski-Pohjanmaan sosiaali- ja terveyspalvelukuntayhtymä Soite

Pauliina Mäenpää, Keski-Suomen sairaanhoitopiiri

Ari Nevalainen, Kymenlaakson sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä Kymsote

Mikko Häikiö, Lapin sairaanhoitopiirin kuntayhtymä

Timo Louna, Päijät-Hämeen hyvinvointiyhtymä

Anna Alarautalahti-Heurlin, Satakunnan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Satasairaala

Ilkka Pirskanen, Siun sote Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä

Juha Post, Vaasan sairaanhoitopiiri

Annikki Niiranen – hallituksen puheenjohtaja

Pirjo Dabnell – hallituksen jäsen, ei paikalla

Petteri Laukkanen – hallituksen jäsen, ei paikalla

Juha Paloneva – hallituksen jäsen, ei paikalla

Maria Virkki – hallituksen jäsen

Päivi Ukkonen – toimitusjohtaja, sihteeri

1. Kokouksen avaus

Hallituksen puheenjohtaja Annikki Niiranen avasi kokous klo 14.03

2. Kokouksen järjestäytyminen

Päätös: Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Vesa Reponen, sihteeriksi Päivi Ukkonen, pöytäkirjantarkastajiksi/ääntenlaskijoiksi Miia Luukko ja Vilma Kiilunen.

Todettiin läsnäolijat. Kutsun saaneista paikalla oli 12/14 osakasedustajaa. Lisäksi paikalla oli hallituksen jäsen Maria Virkki.

Kokous todettiin yhtiöjärjestyksen mukaan koollekutsutuksi ja puheenjohtaja totesi kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

3. Esityslistan hyväksyminen

Esitys: Hyväksytään kokouksen esityslista.

Puheenjohtaja esitti kokoukselle esityslistaan muutosta päätösehdotukseen koskien kohtaa 8 Nimitystoimikunnan kokoonpano sekä lisäystä Hallituksen jäsenten palkkiot kohdan 10 jälkeen.

Kohta 8: Osakaskokouksen järjestäminen nimitystoimikunnan nimittämistä varten

Esitys: Yhtiökokous merkitsee tiedoksi hallituksen ilmoituksen.

Kohta 10: Hallituksen jäsenten palkkiot

Esitys: Hallitus ehdottaa, että palkkio pysyy ennallaan ja on 150 €/ kokous

Päätös: Esityslista hyväksyttiin muutoksin.

4. Tilinpäätöksen vahvistaminen (Liite 1 Tilinpäätös)

Esitys: Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta.

Päätös: Päätetään esityksen mukaisesti.

5. Taseen osoittaman voiton käyttäminen

Esitys: Hallitus ehdottaa, että osinkoa ei jaeta ja tilikauden voitto siirretään edellisten tilikausien voitto/tappio -tilille.

Päätös: Päätetään esityksen mukaisesti.

6. Vastuuvapauden myöntäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle

Esitys: Päätetään vastuuvapauden myöntämisestä hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle.

Päätös: Päätetään esityksen mukaisesti.

7. Tilintarkastajan valinta

Esitys: Ehdotetaan tilintarkastajaksi KPMG Oy Ab.

Päätös: Päätetään esityksen mukaisesti.

8. Osakaskokouksen järjestäminen nimitystoimikunnan nimittämistä varten (Liite 2 Osakassopimus)

Esitys: Yhtiökokous merkitsee tiedoksi hallituksen ilmoituksen.

Yhtiön perustamiskokouksessa marraskuussa 2019 valittiin hallitus toimimaan, kunnes nimitystoimikunta aloittaa toimintansa. Nimitystoimikunnan kokoonpanosta päätetään Yhtiön ensimmäisessä varsinaista yhtiökokousta seuraavassa osakaskokouksessa. Osakkaiden tulee valmistautua osakaskokoukseen siten, että Yhtiön hallitukselle voidaan toimittaa esitys nimitystoimikunnan kokoonpanosta osakaskokouksen jälkeen.

Nimitystoimikunnan kokoonpanossa noudatetaan Osakassopimuksen kohdan 8.4 määräyksiä.

Jokainen Yhtiön Osakas nimittää nimitystoimikuntaan yhden (1) jäsenen. Nimitystoimikunta valitsee keskuudestaan puheenjohtajan, jonka kutsusta toimikunta kokoontuu.
Nimitystoimikuntaa pitää kulloisenkin tarpeen mukaan yhden (1) tai useamman nimitystoimikunnan kokouksen vuodessa, jossa päätetään suosituksen tekemisestä yhtiökokoukselle koskien hallituksen jäsenten lukumäärää sekä hallituksen jäseniksi valittavia henkilöitä.
Jokaisella nimitystoimikunnan jäsenellä on äänestyksissä yksi (1) ääni ja valituksi tulee ehdotus, jota enemmistö on kannattanut. Äänten mennessä tasan puheenjohtajan antama ääni on ratkaiseva. Lopullinen esitys hallitukselle tulee hyväksyä yksimielisesti, ja kaikki nimitystoimikunnan jäsenet ovat velvollisia äänestämään esityksen puolesta, mikäli esityksen sisältö vastaa tämän Osakassopimuksen määräyksiä.
Toimikunta kokoontuu pääsääntöisesti puheenjohtajan aloitteesta kutsulla, joka toimitetaan kaikille jäsenille vähintään kaksi (2) viikkoa ennen kokouksen ajankohtaa. Puheenjohtajan tulee kuitenkin kutsua koolle erillinen nimitystoimikunnan kokous kolmen (3) viikon kuluessa, mikäli toimikunnan jäsen tätä pyytää.
Nimitystoimikunnan tehtäviin kuuluu:
- Valmistella suositus yhtiökokoukselle tehtävästä ehdotuksesta hallituksen jäsenten lukumääräksi Yhtiön hallitukselle;
- Valmistella suositus yhtiökokoukselle tehtävästä ehdotuksesta hallituksen jäseniksi Yhtiön hallitukselle;
- Selvittää soveltuvia ehdokkaita seuraavista hallituksen jäsenistä toimikauden aikana Osakkailta;
- Nimitystoimikunta toimittaa esityksen hallituksen jäsenistä Yhtiön hallitukselle viimeistään kaksi (2) kuukautta ennen Yhtiön varsinaista yhtiökokousta. Hallitus valmistelee esityksen yhtiökokoukselle nimitystoimikunnan esityksen perusteella.

Päätös: Yhtiökokous merkitsee tiedoksi hallituksen ilmoituksen. Päätetään kutsua koolle osakaskokous syyskuussa. Kokouskutsu lähetetään hyvissä ajoin ennen kesälomia.

9. Hallituksen valinta

Esitys: Päätetään hallituksen kokoonpano siihen saakka, kunnes nimitystoimikunnan esitys on valmis.

Yhtiön hallituksen jäsenten valinnan valmistelee nimitystoimikunta. Nimitystoimikunnan tehtävänä on nimitysesitystä valmisteltaessa varmistua, että kaikilla Osakkailla on yhtäläinen vaikutusmahdollisuus osallistua Osapuolten yhteisten edustajien valintaan. Tällä määräyksellä turvataan sidosyksikköasemaan liittyvän määräysvaltaedellytyksen täyttymistä (Liite 2 Osakassopimus 8.3).

Yhtiöllä on hallitus, johon kuuluu neljästä seitsemään (4–7) varsinaista jäsentä. Hallituksen jäsenet valitaan vuodeksi kerrallaan siten, että toimikausi alkaa valinnasta ja päättyy valintaa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä. Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan (Liite 3 Yhtiöjärjestys § 3).

Hallituksen kokoonpano toimikaudella 2020. Kaikki jäsenet ovat käytettävissä myös seuraavalla kaudella:

Annikki Niiranen, Kymsote, puheenjohtaja
Pirjo Dabnell, Soite, hallituksen jäsen
Petteri Lankinen, Satasairaala, hallituksen jäsen
Juha Paloneva, Ksshp, hallituksen jäsen
Maria Virkki, Phhyky, hallituksen jäsen

Päätös: Päätetään esityksen mukaisesti.

10. Hallituksen jäsenten palkkiot

Esitys: Hallitus ehdottaa, että palkkio pysyy ennallaan ja on 150 €/kokous.

Hallituksen jäsenten kokouspalkkiot vahvistetaan yhtiökokouksessa hallituksen esityksen mukaan.

Ylimääräinen yhtiökokous päätti 14.2.2020 hallituksen jäsenten palkkioksi 150 €/kokous.

Päätös: Päätetään esityksen mukaisesti.

11. Muut asiat

Toimitusjohtaja esitteli SOTEVirtuaalikirjasto Oyn tavoitteet vuodelle 2021. Esitys liitteessä 5.

12. Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 14.45.

Lappeenranta 22.4.2021
Vesa Reponen, puheenjohtaja

Lahti 22.4.2021
Päivi Ukkonen, sihteeri

Pöytäkirjan tarkastajat

Miia Luukko
Vilma Kiilunen

SOTEVIRTUAALIKIRJASTO OY:N YLIMÄÄRÄINEN YHTIÖKOKOUS

Aika 14.2.2020 klo 14.03 – 14.25

Paikka Skype-kokous

Läsnä Vesa Reponen – Eksote

Hannu Puolijoki – Epshp

Jarmo Koski – Essote

Anu Huttunen – Kainuu

Miia Luukko – Khshp

Pauliina Mäenpää – Ksshp

Nevalainen Ari – Kymsote

Mikko Häikiö – Lshp

Timo Louna – Phhyky

Anna Alarautalahti-Heurlin – Satasairaala

Naukkarinen Ilkka – Siun sote

Björn Boucht – Vshp

Poissa Fiia Gäddnäs – Soite

Sosterin edustaja

1. Kokouksen avaus

Hallituksen puheenjohtaja Annikki Niiranen avasi kokouksen klo 14.03.

2. Kokouksen järjestäytyminen

Päätös: Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Ari Nevalainen, sihteeriksi Päivi Ukkonen, pöytäkirjantarkastajiksi/ääntenlaskijoiksi Vesa Reponen ja Hannu Puolijoki.

Todettiin läsnäolijat. Kutsun saaneista paikalla oli 12/14.

Kokous todettiin yhtiöjärjestyksen mukaan koollekutsutuksi ja puheenjohtaja totesi kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

3. Esityslistan hyväksyminen

Esitys: Hyväksytään kokouksen esityslista.

Päätös: Esityslista hyväksyttiin.

4. Hallituksen viidennen jäsenen nimeäminen

Esitys: Päätetään yhtiön hallituksen viidennen jäsenen nimittämisestä.

Päätös: Hallituksen viidenneksi jäseneksi ehdotettiin Keski-Suomeen sairaanhoitopiirin johtajaylilääkärin sijaista kirurgian professori Juha Palonevaa. Muita esityksiä ei tullut. Juha Paloneva valittiin hallituksen viidenneksi jäseneksi.

5. Hallituksen jäsenten kokouspalkkioista päättäminen

Esitys: Päätetään hallituksen kokouspalkkioiden määrästä.

Päätös: Päätettiin puheenjohtajan ehdotuksesta maksaa hallituksen jäsenille ja puheenjohtajille kokouspalkkiota 150 euroa/kokous.

6. Toimitusjohtajan katsaus

Toimitusjohtaja esitteli SOTEVirtuaalikirjaston toiminnan aloittamisen nykytilaa. Esitys on liitteenä.

7. Muut asiat

Esille ei tullut muita asioita.

8. Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 14.25.

Lahti 19.2.2020

Ari Nevalainen, puheenjohtaja
Päivi Ukkonen, sihteeri

Pöytäkirjan tarkastajat

Vesa Reponen
Hannu Puolijoki